Our AI chat assistant (“Ava”)

Natural Timber Stone (Melbourne Master Build Pty Ltd, ABN 19 602 837 070) has an AI chat assistant on this website called Ava. Ava is an automated AI system, not a person. She can suggest tables from our range, answer questions about sizes and materials, look at a photo of your room, help you plan a made-to-order table and pass your details to our team. Ava can make mistakes. Our team confirms price, availability, delivery and what can be built before anything is agreed with you.

What we collect when you use the chat

  • Your messages, and anything you choose to tell Ava, such as how many people you need to seat, your style, budget or suburb.
  • A photo of your room, if you upload one. We do not keep your photo. Ava looks at it once, and we keep only a short written description of the room (for example its size, floor and light) for the rest of the conversation.
  • Contact details you give us (name, email, phone, suburb) and the details of any custom table you ask for, including the AI concept images created for you. A copy of the conversation may be included when your enquiry is passed to our team.
  • The page you were on, and a random chat ID that keeps your conversation together.
  • A daily count of messages from your IP address, kept for about a day and a half, to prevent misuse.
  • Usage statistics, such as that a chat was opened or a product link was clicked. These do not include the content of your messages.
  • The pages you view on our website, for example which tables you looked at and how long you stayed, linked to the same random chat ID and not to your name. We keep these records for up to 90 days. If you send us an enquiry, the pages you viewed may be passed to our team with it.
  • If you use voice input, your browser’s speech service (for example Google or Apple) turns your speech into text. We receive only the text, not the recording.

How we use it

  • To answer your questions and recommend products.
  • To follow up your enquiry or custom order by phone or email.
  • To keep the service secure and improve it.
  • To send you news about new slabs, products or offers, only if you tell Ava you would like to hear from us. You can unsubscribe at any time.

Who handles it

We use service providers to run the chat: OpenAI (the AI model that writes Ava’s replies and creates concept images), Cloudflare (hosting and temporary storage), Resend and Google (emails to our team) and HubSpot (our customer records). Your chat content is sent to them to provide the service. Some of these providers operate or store data overseas, including in the United States, so your personal information may be disclosed to recipients outside Australia.

How long we keep it

  • Chat conversations: about 7 days after your last message. Page-visit records: up to 90 days.
  • Enquiry details sent to our team, with a copy of the conversation: up to 6 months in the chat system. Custom-order briefs: up to 12 months. Copies held in our email and customer records are kept for as long as we need them to deal with your enquiry, or as the law requires.
  • AI concept images: until we delete them.

AI concept images

Concept pictures made by Ava are AI illustrations, not photographs of a real table. Each table is made from a natural slab, so the grain, figure and timber tone of your finished table will differ from the picture.

Please do not share payment card details, passwords or other sensitive information in the chat. Ava will never ask for them.

Your choices

You can ask to see, correct or delete the personal information we hold about you by emailing sales@naturaltimberstone.com.au or calling 0452 274 387. If you are not happy with how we handle your information you can contact the Office of the Australian Information Commissioner at oaic.gov.au.

Trợ lý chat AI của chúng tôi (“Ava”) (bản tiếng Việt)

Natural Timber Stone (Melbourne Master Build Pty Ltd, ABN 19 602 837 070) có một trợ lý chat AI trên website tên là Ava. Ava là hệ thống AI tự động, không phải người thật. Ava có thể gợi ý bàn trong bộ sưu tập của chúng tôi, trả lời câu hỏi về kích thước và chất liệu, xem ảnh phòng của bạn, giúp bạn lên ý tưởng cho một chiếc bàn đặt làm riêng và chuyển thông tin của bạn cho đội ngũ của chúng tôi. Ava có thể nhầm lẫn. Đội ngũ của chúng tôi sẽ xác nhận giá, tình trạng còn hàng, giao hàng và khả năng sản xuất trước khi thoả thuận bất cứ điều gì với bạn.

Chúng tôi thu thập gì khi bạn dùng chat

  • Tin nhắn của bạn và mọi điều bạn chọn nói với Ava, ví dụ cần ngồi bao nhiêu người, phong cách, ngân sách hoặc khu vực (suburb) của bạn.
  • Ảnh phòng của bạn, nếu bạn tải lên. Chúng tôi không lưu ảnh của bạn. Ava chỉ xem ảnh một lần, và chúng tôi chỉ giữ một đoạn mô tả ngắn bằng chữ về căn phòng (ví dụ kích thước, sàn nhà, ánh sáng) cho phần còn lại của cuộc trò chuyện.
  • Thông tin liên hệ bạn cung cấp (tên, email, số điện thoại, suburb) và chi tiết về chiếc bàn đặt làm riêng bạn yêu cầu, gồm cả ảnh phác thảo AI được tạo cho bạn. Khi yêu cầu của bạn được chuyển cho đội ngũ, có thể kèm một bản sao cuộc trò chuyện.
  • Trang bạn đang xem và một mã chat ngẫu nhiên để giữ cuộc trò chuyện liền mạch.
  • Số lượng tin nhắn theo ngày từ địa chỉ IP của bạn, giữ khoảng một ngày rưỡi, nhằm ngăn lạm dụng.
  • Thống kê sử dụng, ví dụ cuộc chat được mở hoặc một đường dẫn sản phẩm được bấm. Các thống kê này không chứa nội dung tin nhắn của bạn.
  • Các trang bạn xem trên website, ví dụ bạn xem những bàn nào và ở lại bao lâu, gắn với cùng mã chat ngẫu nhiên chứ không gắn với tên của bạn. Chúng tôi giữ các bản ghi này tối đa 90 ngày. Nếu bạn gửi yêu cầu cho chúng tôi, danh sách các trang bạn đã xem có thể được gửi kèm cho đội ngũ.
  • Nếu bạn dùng giọng nói, dịch vụ nhận dạng giọng nói của trình duyệt (ví dụ Google hoặc Apple) sẽ chuyển lời nói của bạn thành chữ. Chúng tôi chỉ nhận phần chữ, không nhận bản ghi âm.

Chúng tôi dùng thông tin để làm gì

  • Trả lời câu hỏi và gợi ý sản phẩm cho bạn.
  • Liên hệ lại về yêu cầu hoặc đơn đặt làm riêng của bạn qua điện thoại hoặc email.
  • Giữ dịch vụ an toàn và cải thiện dịch vụ.
  • Gửi tin về tấm gỗ mới, sản phẩm hoặc ưu đãi, chỉ khi bạn nói với Ava rằng bạn muốn nhận tin từ chúng tôi. Bạn có thể huỷ nhận tin bất cứ lúc nào.

Ai xử lý thông tin của bạn

Chúng tôi dùng các nhà cung cấp dịch vụ để vận hành chat: OpenAI (mô hình AI viết câu trả lời của Ava và tạo ảnh phác thảo), Cloudflare (máy chủ và lưu trữ tạm thời), Resend và Google (email gửi cho đội ngũ của chúng tôi) và HubSpot (hồ sơ khách hàng). Nội dung chat của bạn được gửi cho họ để cung cấp dịch vụ. Một số nhà cung cấp này vận hành hoặc lưu trữ dữ liệu ở nước ngoài, bao gồm Hoa Kỳ, nên thông tin cá nhân của bạn có thể được chuyển cho các bên nhận ở ngoài nước Úc.

Chúng tôi lưu trong bao lâu

  • Cuộc trò chuyện: khoảng 7 ngày sau tin nhắn cuối cùng của bạn. Bản ghi các trang đã xem: tối đa 90 ngày.
  • Thông tin yêu cầu gửi cho đội ngũ, kèm bản sao cuộc trò chuyện: tối đa 6 tháng trong hệ thống chat. Hồ sơ đơn đặt làm riêng: tối đa 12 tháng. Bản sao trong email và hồ sơ khách hàng của chúng tôi được giữ chừng nào còn cần để xử lý yêu cầu của bạn, hoặc theo quy định pháp luật.
  • Ảnh phác thảo AI: cho đến khi chúng tôi xoá.

Ảnh phác thảo AI

Ảnh phác thảo do Ava tạo là hình minh hoạ do AI vẽ, không phải ảnh chụp một chiếc bàn thật. Mỗi chiếc bàn được làm từ một tấm gỗ tự nhiên nên vân gỗ, hoa văn và tông màu gỗ của chiếc bàn hoàn thiện sẽ khác với hình.

Vui lòng không chia sẻ thông tin thẻ thanh toán, mật khẩu hay thông tin nhạy cảm khác trong chat. Ava sẽ không bao giờ hỏi những thông tin này.

Lựa chọn của bạn

Bạn có thể yêu cầu xem, sửa hoặc xoá thông tin cá nhân chúng tôi đang giữ về bạn bằng cách gửi email tới sales@naturaltimberstone.com.au hoặc gọi 0452 274 387. Nếu bạn không hài lòng về cách chúng tôi xử lý thông tin, bạn có thể liên hệ Văn phòng Ủy viên Thông tin Úc (OAIC) tại oaic.gov.au.